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Ausgangslage
Seit dem Jahr 2000 arbeitet das Europäische Patentamt mit Sitz in München mit Neumann & Neumann zusammen. Damals wollte das Amt seine Reinigungsdienstleistungen überprüfen. Dafür wurde die Beratung durch den Ausschreibungsspezialisten Neumann & Neumann genutzt, dessen Schwerpunkt im Bereich der Service-Dienstleistungen liegt. Überzeugt hatte die Firma durch ihren Preis und ihre fachliche Kompetenz.

Lösung und Umsetzung
Für die Überprüfung und Ausschreibung der Reinigungsdienstleistungen im Jahr 2008 wurden ein Leistungsverzeichnis erstellt und ein Vertrag mit einer Laufzeit von 5 Jahren entworfen. Wesentlicher Bestandteil des Vorhabens war die Neuaufnahme aller Reinigungsflächen, Reinigungsgruppen, Turni und Reinigungsarten. Neumann & Neumann begleitete darüber hinaus die Ausschreibung am Standort München, bestehend aus sechs Dienstgebäuden mit einer Reinigungsfläche von insgesamt 368.000 m² und wertete die eingegangenen Angebote aus. Für die Überprüfung der Reinigungsleistungen vor Ort wurde die Firma Neumann & Neumann während der Vertragslaufzeit bei Bedarf mit Qualitätskontrollen beauftragt.

Ergebnis
Im Ergebnis haben die Dienstleister erkannt, dass im Europäischen Patentamt hohe fachliche Kompetenz vorhanden ist. Außerdem konnten interne Prozesse rund um die Steuerung von Reinigungsdienstleistungen optimiert werden. Das Vertrags- und Leistungscontrolling des Amtes ist systematischer und transparenter geworden, zum Vorteil von Auftragnehmer und Auftraggeber gleichermaßen.

Fazit
Auf Grund der vertrauensvollen und fachlich kompetenten Zusammenarbeit würde das Europäische Patentamt die Ausschreibungsberatung von Neumann & Neumann weiterempfehlen.

Ausblick
Wichtige Erkenntnis im Europäischen Patentamt war, dass künftig die Aufgabe der Qualitätssicherung noch systematischer aufgegriffen und umgesetzt werden muss.