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Ausgangslage
Im Jahr 2009 suchte das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung (HZI) kompetente Begleitung bei einer Ausschreibung für die Reinigungsleistung. In einem Auswahlverfahren ließ das HZI mehrere Unternehmen ihre Dienstleistung präsentieren. Neumann & Neumann bot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für die Anforderungen des HZI und die Firma war von einem Partnerinstitut empfohlen worden. Zugunsten einer professionellen Begleitung für die Ausschreibung der Reinigung war angesichts der Komplexität und des finanziellen Volumens der auszuschreibenden Leistung entschieden worden. Diese rechtfertigten es, dabei die Unterstützung eines Unternehmens zu nutzen, dessen Kernkompetenz die Ausschreibung und Betreuung von (Reinigungs-) Dienstleistungen ist.

Anforderungen
Die Ausschreibungsbegleitung sollte u. a. eine erschöpfende Leistungsbeschreibung und einen rechtssicheren, der einzukaufenden Leistung angepassten Vertrag mit dem Reinigungsdienstleister umfassen. Außerdem waren dem HZI Unterstützung bei der Auswertung der Angebote sowie die Vorlage eines Vergabevorschlags wichtig.

Umsetzung
Die Beratung durch Neumann & Neumann und die Ausschreibung nach EU-Standard erfolgten im Herbst 2009 zügig und nach Zeitplan. Fragen des HZI wurden stets innerhalb kürzester Zeit kompetent beantwortet, Terminabstimmungen wurden frühzeitig vorgenommen. Anfang 2010 hat der neue Reinigungsdienstleister seine Arbeit aufgenommen, mit seiner Leistung ist das HZI sehr zufrieden.

Nachprüfungsantrag
Eine mitbietende Reinigungsfirma stellte einen Nachprüfungsantrag gegen die Zuschlagsentscheidung. Ihrer Ansicht nach hatte der erfolgreiche Wettbewerber den Stundenverrechnungssatz zu niedrig veranschlagt. Die Vergabekammer wies den Nachprüfungsantrag zurück. Sie stellte fest, dass vollständige und korrekte Preise zugrunde gelegt worden waren, die den vom HZI gesetzten Vorgaben für die Angebotserstellung entsprachen und stellte auch im Übrigen keine Fehler fest. Der Preis war gemäß Prüfung der Vergabekammer auskömmlich kalkuliert und begründet. Der Einspruch bedeutete einen Monat Verzögerung für die Auftragsvergabe.

Erkenntnis
Das HZI legt großen Wert auf Fairness, Transparenz und Nachvollziehbarkeit seiner Entscheidungen. Es betrachtet es auch als das Recht des Bieters, diese Entscheidungen kritisch zu hinterfragen. Der Beschluss der Vergabekammer hat das HZI in seiner Einstellung bestärkt und es darin bestätigt, dass es gemäß seinen vorschriftsmäßigen vorab festgelegten Wertungskriterien die richtige Wahl getroffen hat. Insofern bleibt es für das HZI ein besonders wichtiges Anliegen, Ausschreibungen sorgfältig und korrekt auszuführen und bei komplexen Sachverhalten auch kompetente Beratung hinzuzuziehen.

Fazit
Mit der Beratung und Leistung von Neumann & Neumann während der Ausschreibung und vor allen Dingen auch mit ihrer kompetenten und durch die Rechtsberatung von Rechtsanwalt Herrn Dr. Wolfgang G. Renner, LL.M., HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK, München, abgesicherten Unterstützung während des Nachprüfverfahrens vor der Vergabekammer war das HZI sehr zufrieden. Daher würde es die Firma jederzeit empfehlen – und hat es auch bereits getan.