Beratung: Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und Unterstützung bei der Prüfung und Wertung der Angebote und Teilnahme bei den Bietergesprächen
Durchführung der Ausschreibung durch die AGKAMED GmbH (Einkaufsgemeinschaft)
Einsatzbereiche: Unterhalts- und Glasreinigung, OP-Reinigung, Hol- und Bringdienste, Spülküche
Die Ausgangslage
Das Kreisklinikum Siegen entschied sich, für die Klinik, das angeschlossene Ärztehaus sowie für die angegliederte Krankenpflegeschule und Kita die Unterhalts-, Glas- und OP-Reinigung sowie die Hol- und Bringdienste und die Spülküche neu auszuschreiben. Die wichtigste Zielsetzung der Ausschreibung war die Umsetzung einer sehr hohen Qualität mit einem realistischen Preis-/Leistungsverhältnis.
Die Umsetzung
Das Kreisklinikum ist Mitglied bei der AGKAMED GmbH, eine der führenden Einkaufsgemeinschaften für Krankenhäuser in Deutschland. Die AGKAMED empfahl den Verantwortlichen, für die Ausarbeitung des Pflichtenhefts und die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen mit der Ausschreibungsberatung Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH zusammenzuarbeiten. Die AGKAMED hat für ihre Mitglieder mit dem Beratungsunternehmen im Jahr 2009 einen entsprechenden Rahmenvertrag für den Reinigungsbereich abgeschlossen.
Das Kreisklinikum folgte der Empfehlung und ließ von Neumann & Neumann eine Ausschreibung der Reinigungsleistungen nach VOL/A ausarbeiten und vorbereiten. Die Ausschreibung umfasste die Unterhalts-, Glas- und OP-Reinigung, die Hol- und Bringdienste sowie die Spül- und Banddienste. Bei der Wertung der abgegebenen Angebote übernahm Neumann & Neumann den fachlichen Teil.
Der Kundennutzen
Durch die Einbindung von Neumann & Neumann bekamen die Verantwortlichen einheitliche Leistungsverzeichnisse für die verschiedenen Reinigungsbereiche an die Hand. Diese lassen sich kontinuierlich fortschreiben und stellen eine gute Grundlage für eine eventuelle erneute Ausschreibung in einigen Jahren dar. Vor allem sind die Leistungsverzeichnisse die optimale Voraussetzung, um effizient ein Qualitätsmanagement einzuführen. Außerdem dienen sie als Checklisten für systematische, gezielte Qualitätskontrollen der vergebenen Leistungen.
Fazit
Aus Sicht der Facility Management-Verantwortlichen des Kreisklinikums konnten sie mit Unterstützung von Neumann & Neumann ein schlüssiges Konzept für die Ausschreibung und Qualitätssicherung von Dienstleistungen einführen. Sie können es daher uneingeschränkt weiterempfehlen.